10 Items para tener en cuenta en tu club o estadio para la organización de un evento

Intro

Un evento es algo que se hace cada tanto y una buena organización debe contemplar algunas cosas que se repiten y otras que cambian de uno a otro. El adecuado planeamiento y dirección antes, durante y después, no solo hacen que el trabajo sea más satisfactorio, sino que hará que nos recuerden y la gente vuelva a otra edición de este

Primero lo primero

Antes de empezar, tendríamos que diferenciar los distintos tipos de eventos:

⦁ De carácter social o recreativo: un fin de semana o varios
⦁ Evento amateur-federado, generalmente es algo corto
⦁ Evento profesional: de uno a varios días

En todos los casos, pondremos como ejemplo el Pádel

Evento social-recreativo

En un evento corto, las posibilidades de corregir cosas que vayan surgiendo son menores, pero dentro de los principales puntos a tener en cuenta, debemos considerar:

⦁ Una muy buena comunicación: para lograr una óptima convocatoria de participantes
⦁ Información útil del torneo, accesible: inscribirse y todo lo que tenga que ver con cuadros, horarios, lugares de juego, no debe ser algo tedioso, sino un proceso ágil, dinámico y de fácil acceso a todos los jugadores
⦁ Las redes sociales: son el vehículo por excelencia, y si es posible, hay que tener una aplicación del club o del torneo e ir alimentando constantemente con videos, fotos, resultados, etc.. A la gente le gusta mucho ver esa información
⦁ Elementos: lo ideal en un torneo de un club, es que todos los partidos se jueguen con balls nuevas, y que los jugadores tengan un espacio cómodo durante el juego para hidratarse, descansar en los cambios de lado, etc
⦁ Servicio de bar: hay que asegurarse de tener un buen menú de comidas rápidas y con variedad, ya que los jugadores y acompañantes pasarán varias horas del día en el club, ya sea durante sus partidos o mirando otros.
⦁ Limpieza y orden: tanto en la zona de cancha, como en el bar y vestuarios. Antes, durante y luego de los partidos, por lo que hay que establecer un circuito de revisar todo varias veces al día ya que las jornadas pueden ser largas

En los eventos que pueden llegar a durar varios fines de semana, a lo que vimos, podemos agregar:

⦁ Ambiente: para que la gente permanezca en el club, haciendo que se sienta cómoda y consuma más en el bar, se debe tener un Smart TV para ver por ejemplo el WPT, APT, torneos FIP, o lo que se pueda estar transmitiendo durante esos días, incluso algunos clubes pueden transmitir sus propios partidos
⦁ Espacio para los más chicos: esto puede ayudar mucho a que los padres vengan. Una guardería o algún lugar en especial (por ejemplo una cancha de fútbol si no se está utilizando) con una persona dedicada a la recreación.
⦁ Actividades alternativas: si el torneo da para que comparta la familia y el club lo permite, teniendo en cuenta las instalaciones, se pueden ofrecer otras actividades a los acompañantes de los jugadores, como algún partido de fútbol, tenis, o la participación en alguna clase de alguna actividad de fitness. Incluso, algún torneo paralelo y corto recreativo de pádel.
⦁ Ranking: en los torneos largos y de varias etapas llevar un ranking hace la diferencia, y un Masters final al terminar la temporada es el mejor cierre
⦁ Fiscalización: un control oficial, por parte de fiscales titulados de las categorías, antes y durante el juego es central para evitar problemas.

Evento amateur-federado corto

Estas son competencias donde gran parte de los participantes vienen de otras ciudades, y tendríamos que tener en cuenta lo siguiente:

⦁ Ser muy claros en la comunicación en estos puntos:
⦁ Cierre de inscripción
⦁ Costo de la misma y si hay que pagar el carnet anual de afiliación a la respectiva asociación
⦁ Lugares o clubes a donde se va a jugar y qué categoría lo hará en cada club
⦁ Hoteles y/o restaurantes oficiales del torneo donde se accederán a descuentos
⦁ Programación y horarios de juego
⦁ Tener un centro de Información y control donde los jugadores se puedan remitir para cualquier tema
⦁ Una o varias personas de la organización que estén permanentemente comunicadas entre ellas y al tanto de lo que está ocurriendo
⦁ Una persona de la asociación en cada club
⦁ Todos los ítems expuestos en el punto 1 son válidos para 2.

Evento profesional de uno o dos días, o uno que suponga varios días

En este caso debemos tener en cuenta que hoy los jugadores son más requeridos y eligen los lugares a donde van a ir. La idea es tentarlos y hacerlos sentir bien desde el principio, desde el primer contacto, para ofrecerles participar de nuestro evento y que, aparte de venir a hacer su trabajo, también pasaran un par de muy buenos días. Estos serían los pasos:

⦁ Contactar a los jugadores y explicarles bien claro de qué se tratarán los próximos dos días, dejar también en claro los montos convenidos y depositarlos en su totalidad antes de que lleguen.
⦁ Ver la posibilidad, dependiendo la magnitud del evento, de hacer participar a los jugadores de una cena con sponsors, autoridades y demás personalidades
⦁ Organizar algún evento benéfico, asistencia a comedores, hospitales, merenderos o similar
⦁ Hacer una clínica interactiva, que participe gente del público o bien personas que los sponsors quieran invitar
⦁ Lo ideal, en este tipo de exhibiciones, es contratar a las parejas que juegan juntos durante el año, ya que la gente quiere, por lo general, verlos juntos
⦁ En estas exhibiciones, al ser normalmente en clubes donde no hay grandes espacios, hay que tener cuidado con la sobreventa de lugares, y solo vender lo justo
⦁ No olvidarse de cosas básicas, como por ejemplo:
⦁ Toallas
⦁ Pelotas
⦁ Hidratación
⦁ Espacios en cancha para los jugadores bien delimitados
⦁ Seguridad, por más que se haga en un club con poca capacidad
⦁ Tener cobertura médica (área protegida) .
⦁ Ampliar el seguro de responsabilidad civil para eventos con espectadores
⦁ Locutor/presentador/árbitro con buen audio y buena musicalización
⦁ Tener prevista una actividad anterior al inicio del partido central, para que cuando vaya llegando la gente, se encuentre con algo que haga amena la espera del partido/s principal/les. En este caso, es bueno darle oportunidad a los jóvenes valores locales
⦁ Hacer una buena difusión en redes, diarios y tv locales, videos en las redes de los jugadores y, si el evento da, realizar una buena conferencia de prensa el día antes del inicio
⦁ Hay que ver bien, al momento de fijar el horario de los partidos, que no coincida con algún evento mayor que nos pueda restar público, como por ejemplo algún partido de futbol o similar.
⦁ En lo posible, tratar de tener un streaming del evento, siempre y cuando evaluemos que esto no nos perjudicará en cuanto a la asistencia de público, en tal caso se puede geolocalizar.

Evento profesional de una semana de duración

La mayoría de los puntos anteriormente citados se aplicarían a este formato de más días, de todas maneras agregaremos algunos más:

⦁ Comunicación: en algo más extenso, deberíamos idear un ¨plan de medios¨ con una línea de tiempo y distribuir dónde, cómo y con qué frecuencia ir comunicando.
⦁ Armado del estadio: es fundamental diagramar bien las distintas zonas y las circulaciones por donde se moverán todos los involucrados, desde jugadores hasta público, pasando por proveedores, prensa, gente de mantenimiento, limpieza, etc. Esto tiene que estar perfectamente plasmado en las acreditaciones.
⦁ Tener un sistema de acreditaciones bien claro y fácil de entender para que no haya confusiones y así evitar problemas.
⦁ Tener un plan de evacuación y las medidas de seguridad aprobadas por bomberos. Esto tiene que estar expuesto en todos los accesos y, en caso de ser posible, cada determinado tiempo ser expuesto en un video en pantalla gigante si la hay, o bien comentado por el presentador cuando nombra los sponsors o hace su trabajo.
⦁ Comunicar bien los horarios de aperturas de puertas, generalmente una hora antes de iniciar los partidos.
⦁ Tener un espacio de gastronomía y village comercial para los espacios libres de partidos.
⦁ Identificar, coordinar, y tener en línea directa de comunicación a los distintos encargados de las distintas áreas (seguridad, limpieza, asistentes de cancha, ball boys, árbitros, etc., etc.)
⦁ Tener reuniones diarias de producción al terminar la jornada, o en el momento que se necesite, si llegamos a tener algún inconveniente mayor. En estas reuniones deberán estar todos los encargados de las principales áreas involucradas.

Conclusión

Un buen evento comienza mucho antes de su fecha de inicio. Podríamos decir que empieza cuando termina el anterior, cuando hacemos el balance de lo que hicimos bien y mal, qué enseñanzas sacamos y qué cosas repetiríamos o no.
Y también que cuanto más trabajemos antes, menos trabajaremos luego bajo el imperio de las urgencias y de las (malas) sorpresas